====== 2023-03-15 ====== {{tag>schlüsseltreffen}} ## Protokoll 15.03.2023 ## Online-Teilnahme * **Big Blue Button**: * https://meeten.statt-drosseln.de/b/mar-xlq-on1-pu5 * **alternativ per Telefon**: * Telefonnummer: 0341-2425 0015 * TelePIN: * (Mit 0 kann man sich auf dem Tel. stumm-/freischalten) ## Termine - Aufruf zur Ideensammlung hier im Pad bis zum 13.03.2023 - Treffen im Kombinat/online am 15.03.2023 / 20:00 Uhr - ggf. Vorstellung der Ergebnisse im Orgatreffen ## Agenda fuer das Treffen Ziele des Treffens: - grundsaetzlichen Ueberblick verschaffen - einheitliches Verfahren fuer Schluesselentzug - Vorgehensweise fuer Schluesselvergabe (ja/nein) besprechen/ueberarbeiten ### Historische Entstehung - Fuer die Uebernahme von Schluesseldiensten und/oder andere Vereinsaufgaben: Dafuer gibt es einen Schluessel fuer Mitglieder. - Aufgaben des Schluesseldienstes: Kombinat aufschliessen, Mitglieder vor Ort betreuen, Gaeste herumfuehren, ... ### Aktuelle Herausforderung - viele Schluessel vergeben, aber offenbar wenige aktive Schluesselinhaber - schlechte Sichtbarkeit, wer wann da ist - Aufruf zur Rueckgabe/Uebernahme von Aufgaben verhallt offenbar ungehoert ## Weitere Ideen/Anregungen Hier einfach eure Ideen, Erfahrungen reinschreiben. Wir arbeiten sie dann oben ein. - Etablieren eines regelmäßigen (verpflichtenden?) Treffens für Schlüsselinhabende. (nilo) - Todo: Sicherstellen, dass alle Schlüsselinhabenden im Schlüssel-Matrix-Raum sind. (nilo) - Klare Regelung: wenn Eisentor klappert = Sicherungsstange richtig "reinstecken" (JGP) - Eine Eintragungsliste wie die Werkstattliste um nachvollziehen zu können wer wann Schlüsseldienst gemacht hat und zur Übersicht wer Ansprechpartner ist für Fragen vor Ort (oliver) - Schluesselleute mueßen bei "Pruefung Gartentuer" auch Schluessel ins Schloss- in letzten Tagen mehrfach festgestellt: GT nicht richtig verschlossen (JGP) - Schlüsselvergabe (bzw Ausgabe) vereinfachen; vor allem für Leute die schon mal einen Schlüssel hatten (Falko) - wenn Menschen wissen, dass sie, wenn sie einen Schlüssel brauchen, schneller wieder an einen kommen, geben sie ihren eigenen vielleicht auch schneller ab? - Psychologie umdrehen -> sich selbt fragen ob man wirklich einen Schlüssel braucht (zb wenn man immer bzw nur da ist, wenn sowieso andere Schlüsselinhaber da sind) - aktuelle Begründung warum man einen Schlüssel braucht (Rechenschaft) ablegen? - im Winter; Schlueselleute sollen: alle WC- Türen gut schliessen ! Standen wieder offen (Heizung springt an & heizt Treppenhaus!) (JGP) - Auffrischen der aktuellen Abläufe beim Aufschließen/Zuschließen. (horstiane) - Wo sind denn die alten Regeln zur Vergabe? Für mich wäre es hilfreich, vorher nochmal in Ruhe einen Blick drauf zu werfen (horstiane) - https://doku.eigenbaukombinat.de/doku.php?id=bereiche:schluesselinhaberinnen - ...Empfaehlung: Schluesselleute so eintakten, daß (fast) jeden Werktag von 19:00 UHR bis OO:OO UHR jemand da (JGP) - FRIST WAR MONTAG, HIER BITTE NICHT MEHR SCHREIBEN. ## Treffen am 15.03.2023 Schluesselteilnehmer: mg, danilo, jotilux, marcus, stephi, jens, roberto, regina, uly55e5, karsta, falko, struppi, chris s., dw23 online: dirk_h, jakob_e, helldogz, konstantin_k, nilo sonstige: danibot, erebus (o), Beginn: 20:05 Uhr Grund der Einladung: - Information: Aufgaben des Schluesseldienstes - Verfahren fuer Schluesselentzug besprechen - Verfahren fuer Schluesselausgabe besprechen ### Agenda 1. Bisherige Regeln und Ablaeufe 2. Wuensche und Ideen - Diskussion 3. Zusammenfassung: Erarbeitete Vorschlaege #### Bisherige Regeln und Ablaeufe Aktuelle Regeln sind im Wiki einsehbar: https://doku.eigenbaukombinat.de/doku.php?id=bereiche:schluesselinhaberinnen Kurzfassung "Voraussetzungen fuer einen Schluessel": - Mitglieder, die das Vertrauen des Vorstands geniessen, und mindestens eins der folgenden Dinge tun: - Schluesseldienste - Vorstand oder Kassenwart - Workshops/Veranstaltungen - allg. Dinge fuer das EBK tun Kurzfassung "Rueckgabe eines Schluessels": - bei Wegfall vorheriger Gruende, spaetestens aber bei Aufforderung. - sofort bei Missbrauch oder fahrlaessigem Umgang #### Wuensche und Ideen - Diskussion - regelmaessiges Treffen fuer Schluesselinhaber - Ziele: - Auffrischen der Inhalte - was mache ich wie? - um sich auszutauschen und abzustimmen, wichtige Informationen weitergeben, Kennenlernen! - gemeinsam den Bedarf fuer den (auch eigenen) Schluessel abgleichen - Einbringen in Weiterentwicklung der Schluesselrunde - Diskussion: - wann und wie oft starten, Inhalte? - Vorschlag: einmal im Quartal, idR einmal im Jahr teilnehmen - Inhalte: - zu erarbeiten/ergeben sich aus den weiteren Themen - organisatorische Dinge: im Schluesseltreffen - Aenderung der Schluesselregeln --> im Schluesseltreffen erarbeiten, dann im Orgatreffen beschliessen, da Schluessel alle Mitglieder betreffen - verpflichtende Teilnahme am Treffen? Konsequenzen? - Schichtarbeiter? -> Ausnahme kein Problem, oben "idR" ergaenzen / vorher Bescheid sagen + Protokoll danach lesen auch okay. - Ergebnis: Grosse Mehrheit dafuer. - alle Schluesselinhaber sollen in den #schluessel-Chat (u.a. nilo) - angepasste Schluesselregel vorschlagen und im Chat abstimmen, dann Orgatreffen - Ziele: - ... ?? - Diskussion - es gibt Mitglieder die keinen Chat haben, kein Smartphone nutzen/wollen - die Pflicht in Regeln belassen, obwohl sowieso nicht einforderbar? - Verfahren fuer Rueckforderung ungenutzter Schluessel / von Mitgliedern, die gerade keinen brauchen - Ziel: - Fairness wieder herstellen. Schluessel haben ist Aufgabe **und** Privileg. Es ist kein Privatschluessel fuer eigenes Arbeiten. - Erfahrungen - Mitglieder beantragen Schluessel fuer Oeffnungszeiten, machen dann aber keine, oder haben seit Jahren einen Schluessel ohne vor Ort zu sein: bisher ohne Folgen - Diskussion: - Wie tatsaechlichen Bedarf pruefen? Nachvollziehbarkeit fehlt aktuell. - dann regelmaessige Pruefung/automatische Rueckforderung? - lt. Regeln ist Aufforderung zur Abgabe bereits zulaessig, aber: wer macht das, und wann? Das neue regelmaessige Schluesseltreffen? - Ergebnis mit grossem Konsens: - Verfahren bleibt wie bisher: Der Vorstand fordert die Schluessel zurueck, auf Empfehlung des Schluesseltreffens - Kriterien sind zu erarbeiten. - Eintragungsliste fuer anwesende Schluesseldienste - Ziel: - Mitglieder sehen, wer aktuell Ansprechpartner ist - Transparenz, wer Schluesseldienst macht - Diskussion: - haben wollen/Nutzen vs. Aufwand? - pro: Mitglieder wissen wer gerade Dienst macht - pro: Uebergabe des Schluesseldienstes wird erfasst - pro: Transparenz fuer Schluesseldiensttreffen wg. Fairness - pro: Statistik Oeffnungszeiten (aber auch online sichtbar https://mapall.space/heatmap/show.php?id=Eigenbaukombinat%20Halle) - pro: notwendig fuer evtl. Rueckforderung von Schluesseln - pro: bei Vergessen eines Fensters o.ae. kann die Person direkt angesprochen werden - contra: jede Liste die gefuehrt wird, muss auch ueberprueft werden - contra: Verwaltungsaufwand - contra: Quartalstreffen eliminiert auch die Nicht-Schluesseldienstmacher? - contra: unnoetig bei wochentagsbezogenen Kleingruppen, die gemeinsam jeweils einen Tag uebernehmen - Abstimmung: Papierliste zum Testen ausprobieren, in die sich jeder anwesende Inhaber eintraegt? 9 ja / 7 nein / 4 enth --> Ausprobieren. - Umsetzung wie: analog, digital, egal? - erstmal Papier, elektronisch braucht mehr Vorbereitung/Aufwand. - Vertrauen des Vorstandes in Neu-Schluessinhaber erforderlich - Erfahrungen: - wird aktuell an das Orgatreffen delegiert - transparente Kriterien fehlen - aktuell reicht es zu sagen "ich bin seit 3 Monaten Mitglied, und moechte einen Schluessel fuer Oeffnungszeiten --> ok." - Ziel: - Kriterien entwickeln/Diskussion fuehren/Transparenz schaffen - Diskussion: - Wer hat sich das Vertrauen erarbeitet? - vorher war die Anforderungen: sich engagieren und das Vertrauen erarbeiten, dann Schluessel bekommen; wie Vertrauen haben in unbekannte Personen? - Idee: zwei Fuersprecher/Schluesselinhaber, die das Mitglied kennen/kennengelernt haben - Diskussion fehlt: brauchen wir ueberhaupt mehr/andere/feste Oeffnungszeiten (aktuell rund 25% der Zeit offen, 40h pro Woche.) --> anderes Treffen - Punkte: - Orgatreffen entscheidet, auch wenn nur 3 Personen anwesend sind, ueber Schluesselvergabe, Kriterien fuer Beschlussfaehigkeit ueber Schluesselvergabe? - einige Problemfaelle, u.a. gab auch oefter aufgeschlossen, ohne den Space fuer alle zu oeffnen - Ergebnis: - es ist okay mit "nein" zu stimmen, wenn Person unbekannt. - es sollen ein paar Kriterien erarbeitet werden und ins Orgatreffen gehen zur Abstimmung. --> Ruecksprache mit Orgatreff, was benoetigt wird (marcus) - Sonstiges - Idee selbstorganisierte Kleingruppen fuer Abdeckung fester Oeffnungszeiten -- Stimmungsbild: 8 ja / 6 nein / 4 enth. #### Ergebnisse/Infos fuer das Orgatreffen - ... - ... - ... #### Ideen fuer das naechste Treffen - (jotilux) fuer naechstes Treffen: Gleicher Stand aller Schluesselinhaber - Anfragen auf Oeffnung im #sozialraum? #### Treffen zum Thema Oeffnungszeiten - Wunsch: jeden Tag feste Oeffnungszeiten von 19-24 Uhr. (jgp) - Ziel: planbare Zeiten fuer Mitglieder - Anforderung: feste Zeiten eingeplant - Alternative: bekannte Oeffnungszeiten fruehzeitig bekanntgeben: Pad/Chat/Email? - Brauchen wir ueberhaupt mehr/andere/feste Oeffnungszeiten? - Aktuell rund 25% der Zeit offen, 40h pro Woche. - Wann profitieren die meisten Mitglieder von zusaetzlichen Oeffnungszeiten? - vormittag? - nachmittags? - bis in die Nacht? - Wochenende moeglichst durchgaengig? - Werden zusaetzliche Zeiten am Vormittag ueberhaupt genutzt, fuer die bisher mehrfach ein Schluessel beantragt und bewilligt wurde? - Oeffnungszeiten ueber wochentagsbezogene Kleingruppe abdecken ___