Um für den Verein Dinge einkaufen und abrechnen zu können, muss eine Einweisung erfolgt sein. Einweisungsberechtigt ist das Finanzteam. Interesse an einer solchen Einweisung kann entweder persönlich oder per Mail an kassenwart@eigenbaukombinat.de kundgetan werden.
Im folgenden wird der aktuell gültige Ablauf der Einkäufe dokumentiert:
Wenn etwas eingekauft wird, sollte vorher klar sein, welchen Bereich die Ausgaben betreffen und mit diesem abgestimmt sein. Dies passiert entweder in Bereichstreffen (z.B. beim Nachkauf von Verschleissteilen in der Werkstatt), oder aber nach Bedarf bei Dingen die immer vorhanden sein sollten (Essen und Getränke, Hygiene). Es soll darauf geachtet werden, möglichst günstig Einzukaufen, insbesondere bei Essen und Getränke sollte der Einkaufspreis immer mindestens 50% unter dem Verkaufspreis liegen.
Alle Ausgaben sollen zeitnah, spätestens nach 2 Wochen, idealerweise umgehend, als Auszahlungsantrag im Briefkasten beim Serverraum landen. Hierzu das dort ausliegende Formular ausfüllen und die Belege anheften.
Das Finanzteam prüft die Ausgaben, erfasst die Belege in der Buchhaltung und überweist in der Regel die Auslagen innerhalb von 2 Wochen. Barauszahlungen sind auch möglich, bedingen aber das persönliche Zusammentreffen mit Menschen aus dem Finanzteam.
Kein Geld aus den Kassen nehmen und selbstständig Dinge nachkaufen. Keine Abrechnung ohne Beleg. Die Vorgehensweise bei Sonderfällen, wie z.B. Ausgaben in Fremdwährungen kann beim Finanzteam erfragt werden.
Hier haben wir eine Kundenkarte zum direkten Bezahlen (per Bankeinzug). Jede Benutzung ist ist dem Team Finanzen anzukündigen. Die Karte ist nur dafür da, Dinge direkt für den Verein zu besorgen. Eine „private“ Nutzung ist nicht möglich.
Hinweis: Nach dem Einkauf ist die im Markt ausgehändigte Rechnung an ein A4-Blatt zu heften worauf folgendes vermerkt ist: Name des Einkaufenden, Grund des Einkaufs, Zuordnung zu Bereich/Projekt (wie auf dem Auszahlungszettel).