Status: Entwurf

Wichtigste Regel: Keine Veranstaltung ohne Kalendereintrag. Zusätzlich zum öffentlichen Kalender gibt es auch einen Raumbuchungskalender. Einträge dort werden vom Veranstaltungsteam verwaltet und können via Mail an veranstaltungen@eigenbaukombinat.de veranlasst werden.

Um zu prüfen, ob an einem Termin die gewünschten Räume frei sind, auf jeden Fall immer beide Kalender zu Rate ziehen!

Öffentlicher Kalender inkl. „interne“ (=nicht auf der Webseite erscheinende) Termine als ical:

https://kalender.eigenbaukombinat.de/public/all.ics

Bei Kursen und Workshops kann eine Teilnahmegebühr erhoben werden. Die Kursgebende Person kann eine Übungsleiterpauschale erhalten. Für die Abrechnung des Kurses existiert ein Formular, auf dem die Teilnehmenden aufgeführt werden, und die Bezahlung der Gebühr vermerkt wird. Das Formular sowie ein einseitiger Honorarvertrag ist von der Kursgebenden Person zu unterschreiben und zusammen mit dem eingesammelten Bargeld und der unterschriebenen Bestätigung für die Übungsleiterentschädigung beim Kassenwart einzureichen.

Textvorlage Übungsleiterpauschale

Kursabrechnungsformular

Für einmalige Veranstaltungen wie Kurse, Workshops oder Meetings sollten folgende Punkte beachtet werden:

Für das Anlegen von Terminen im Kalender gibt es ein selbsterklärendes, vereinfachtes Webformular unter kalender.eigenbaukombinat.de/add. Zugangsdaten können beim Vorstand erfragt werden.

Für das Bewerben öffentlicher Termine und Veranstaltungen können unsere Website sowie die Social Media Kanäle genutzt werden. (Erfragen per Mail an presse@eigenbaukombinat.de)

Die Anmeldung zu Veranstaltungen (vor allem für kostenpflichtige) kann über unser Ticketsystem tickets.eigenbaukombinat.de realisiert werden. Accounts sowie Hilfe zum Erstellen der Veranstaltung gibt es bei admin@eigenbaukombinat.de.

Die regelmäßigen Veranstaltungen bestehen meistens aus einem Termin im Kalender mit entsprechend eingestellten Wiederholungsregel sowie einer Seite auf der Website mit einer ausführlichen Beschreibung.

Falls Änderungen an den Terminen notwendig sind, können diese per Mail an kontakt@eigenbaukombinat.de veranlasst werden.

Grundsätzlich sollten externe Veranstaltungen (v.a. wenn damit Einschränkungen im „normalen Betrieb“ einhergehen) im Orgatreffen eingebracht und abgestimmt werden.

Anfragen werden im Helpdesk-System entgegengenommen/erfasst und bearbeitet, bis alle Details geklärt sind. Hierzu wird meist ein Preis ausgehandelt und dann ein formales Angebot verfasst und verschickt, auf dessen Basis dann später die Abrechnung erfolgen kann.

Sobald das Angebot mit konkretem Termin erfolgt ist, muss die Veranstaltung im Raumbuchungskalender eingetragen werden, wenn möglich mit Ablaufdatum des Angebots. (Und natürlich bei nicht-annahme des Angebots dort wieder gelöscht werden).

Hat die Veranstaltung Auswirkungen auf den „normalen Betrieb“ sollten die Mitglieder möglichst frühzeitig informiert werden.

Die Details zur Veranstaltung und der Planungsverlauf sollten im Ticket dokumentiert werden (dort kann man einfach interne Kommentare dranhängen).

Sobald der Termin feststeht, einen Eintrag im Kalender erstellen, soll der Termin nicht auf unserer Webseite erscheinen, kann dieser entsprechend markiert werden.

Soll eine Rechnung gestellt werden, sind nach der Durchführung der Veranstaltung folgende Details per Mail an das Kassenwart-Team (kassenwart@eigenbaukombinat.de) zu schicken:

• Rechnungsempfänger (falls möglich inkl. E-Mail Adresse)
• Rechnungsversand (E-Mail / Post / beides)
• Betrag
• Rechnungstext inkl. Datum der Veranstaltung
• ggf. weitere Posten (Getränke, Material, etc.)
• Angabe, welchem Bereich/welchen Bereichen die Einnahmen zugeordnet werden sollen.