Status: Entwurf

Wichtigste Regel: Keine Veranstaltung ohne Kalendereintrag. Zusätzlich zum öffentlichen Kalender gibt es auch einen Raumbuchungskalender. Einträge dort werden vom Veranstaltungsteam verwaltet und können via Mail an veranstaltungen@eigenbaukombinat.de veranlasst werden.

Um zu prüfen, ob an einem Termin die gewünschten Räume frei sind, auf jeden Fall immer beide Kalender zu Rate ziehen!

Öffentlicher Kalender inkl. „interne“ (=nicht auf der Webseite erscheinende) Termine als ical:

https://kalender.eigenbaukombinat.de/public/all.ics

Raumbuchungskalender mit allen Terminen die nicht im vorherigen Kalender erscheinen (z.B. an externe angebotene und somit geblockte Termine):

https://kalender.eigenbaukombinat.de/private/raumbuchung.ics

Für einmalige Veranstaltungen wie Kurse, Workshops oder Meetings sollten folgende Punkte beachtet werden:

Für das Anlegen von Terminen im Kalender gibt es ein selbsterklärendes, vereinfachtes Webformular unter kalender.eigenbaukombinat.de/add. Zugangsdaten können beim Veranstaltungsteam erfragt werden.

Falls die Veranstaltung einen eigenen Raum benötigt, aber kein Termin im Kalender dafür angelegt wird, sollte zumindest ein Eintrag im Raumbuchungskalender erfolgen (dies kann per Mail bei veranstaltungen@eigenbaukombinat.de veranlasst werden).

Für das Bewerben öffentlicher Termine und Veranstaltungen können unsere Website sowie die Social Media Kanäle genutzt werden. (Erfragen per Mail an presse@eigenbaukombinat.de)

Die regelmäßigen Veranstaltungen bestehen meistens aus einem Termin im Kalender mit entsprechend eingestellten Wiederholungsregel sowie einer Seite auf der Website mit einer ausführlichen Beschreibung.

Falls Änderungen an den Terminen notwendig sind, können diese per Mail an veranstaltungen@eigenbaukombinat.de veranlasst werden.

Grundsätzlich sollten externe Veranstaltungen (v.a. wenn damit Einschränkungen im „normalen Betrieb“ einhergehen) im Orgatreffen eingebracht und abgestimmt werden.

Anfragen werden im Helpdesk-System von der Veranstaltungs-Gruppe entgegengenommen/erfasst und bearbeitet, bis alle Details geklärt sind. Hierzu wird meist ein Preis ausgehandelt und dann ein formales Angebot verfasst und verschickt, auf dessen Basis dann später die Abrechnung erfolgen kann.

Sobald das Angebot mit konkretem Termin erfolgt ist, muss die Veranstaltung im Raumbuchungskalender eingetragen werden, wenn möglich mit Ablaufdatum des Angebots. (Und natürlich bei nicht-annahme des Angebots dort wieder gelöscht werden).

Hat die Veranstaltung Auswirkungen auf den „normalen Betrieb“ sollten die Mitglieder möglichst frühzeitig informiert werden.

Die Details zur Veranstaltung und der Planungsverlauf sollten im Ticket dokumentiert werden (dort kann man einfach interne Kommentare dranhängen).

Sobald der Termin feststeht, zusätzlich zum Raumbuchungskalender einen Eintrag im Kalender erstellen, soll der Termin nicht auf unserer Webseite erscheinen, kann dieser entsprechend markiert werden.

Soll eine Rechnung gestellt werden, sind nach der Durchführung der Veranstaltung folgende Details per Mail an das Kassenwart-Team (kassenwart@eigenbaukombinat.de) zu schicken:

• Rechnungsempfänger (falls möglich inkl. E-Mail Adresse)
• Rechnungsversand (E-Mail / Post / beides)
• Betrag
• Rechnungstext inkl. Datum der Veranstaltung
• ggf. weitere Posten (Getränke, Material, etc.)
• Angabe, welchem Bereich/welchen Bereichen die Einnahmen zugeordnet werden sollen.