Eigenbaukombinat

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====== 2023-03-15 ======

{{tag>schlüsseltreffen}}

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## Protokoll 15.03.2023

## Online-Teilnahme

* **Big Blue Button**:
    * https://meeten.statt-drosseln.de/b/mar-xlq-on1-pu5
* **alternativ per Telefon**:
    * Telefonnummer: 0341-2425 0015
    * TelePIN:      <!-- *(Bitte eintragen/erneuert sich bei neuer Sitzung)* -->
    * (Mit 0 kann man sich auf dem Tel. stumm-/freischalten)


## Termine

- Aufruf zur Ideensammlung hier im Pad bis zum 13.03.2023
- Treffen im Kombinat/online am 15.03.2023 / 20:00 Uhr
- ggf. Vorstellung der Ergebnisse im Orgatreffen

## Agenda fuer das Treffen

Ziele des Treffens:
- grundsaetzlichen Ueberblick verschaffen
- einheitliches Verfahren fuer Schluesselentzug
- Vorgehensweise fuer Schluesselvergabe (ja/nein) besprechen/ueberarbeiten

### Historische Entstehung
- Fuer die Uebernahme von Schluesseldiensten und/oder andere Vereinsaufgaben: Dafuer gibt es einen Schluessel fuer Mitglieder.
- Aufgaben des Schluesseldienstes: Kombinat aufschliessen, Mitglieder vor Ort betreuen, Gaeste herumfuehren, ...
### Aktuelle Herausforderung
- viele Schluessel vergeben, aber offenbar wenige aktive Schluesselinhaber
- schlechte Sichtbarkeit, wer wann da ist
- Aufruf zur Rueckgabe/Uebernahme von Aufgaben verhallt offenbar ungehoert


## Weitere Ideen/Anregungen

Hier einfach eure Ideen, Erfahrungen reinschreiben. Wir arbeiten sie dann oben ein.

- Etablieren eines regelmäßigen (verpflichtenden?) Treffens für Schlüsselinhabende. (nilo)
- Todo: Sicherstellen, dass alle Schlüsselinhabenden im Schlüssel-Matrix-Raum sind. (nilo)
- Klare Regelung: wenn Eisentor klappert = Sicherungsstange richtig "reinstecken" (JGP)
- Eine Eintragungsliste wie die Werkstattliste um nachvollziehen zu können wer wann Schlüsseldienst gemacht hat und zur Übersicht wer Ansprechpartner ist für Fragen vor Ort (oliver)
- Schluesselleute mueßen bei "Pruefung Gartentuer" auch Schluessel ins Schloss- in letzten Tagen mehrfach festgestellt: GT nicht richtig verschlossen (JGP)

- Schlüsselvergabe (bzw Ausgabe) vereinfachen; vor allem für Leute die schon mal einen Schlüssel hatten (Falko)
  - wenn Menschen wissen, dass sie, wenn sie einen Schlüssel brauchen, schneller wieder an einen kommen, geben sie ihren eigenen vielleicht auch schneller ab?
  - Psychologie umdrehen -> sich selbt fragen ob man wirklich einen Schlüssel braucht (zb wenn man immer bzw nur da ist, wenn sowieso andere Schlüsselinhaber da sind) 

  - aktuelle Begründung warum man einen Schlüssel braucht (Rechenschaft) ablegen?
-   im Winter; Schlueselleute sollen: alle WC- Türen gut schliessen ! Standen wieder offen (Heizung springt an & heizt Treppenhaus!)  (JGP)
- Auffrischen der aktuellen Abläufe beim Aufschließen/Zuschließen. (horstiane)
- Wo sind denn die alten Regeln zur Vergabe? Für mich wäre es hilfreich, vorher nochmal in Ruhe einen Blick drauf zu werfen (horstiane)
    - https://doku.eigenbaukombinat.de/doku.php?id=bereiche:schluesselinhaberinnen
- ...Empfaehlung: Schluesselleute so eintakten, daß (fast) jeden Werktag von 19:00 UHR bis OO:OO UHR jemand da (JGP)
- 
FRIST WAR MONTAG, HIER BITTE NICHT MEHR SCHREIBEN.


## Treffen am 15.03.2023

Schluesselteilnehmer: mg, danilo, jotilux, marcus, stephi, jens, roberto, regina, uly55e5, karsta, falko, struppi, chris s., dw23
online: dirk_h, jakob_e, helldogz, konstantin_k, nilo
sonstige: danibot, erebus (o), 
Beginn: 20:05 Uhr


Grund der Einladung:
- Information: Aufgaben des Schluesseldienstes
- Verfahren fuer Schluesselentzug besprechen
- Verfahren fuer Schluesselausgabe besprechen


### Agenda

1. Bisherige Regeln und Ablaeufe
2. Wuensche und Ideen - Diskussion
3. Zusammenfassung: Erarbeitete Vorschlaege


#### Bisherige Regeln und Ablaeufe

Aktuelle Regeln sind im Wiki einsehbar: https://doku.eigenbaukombinat.de/doku.php?id=bereiche:schluesselinhaberinnen

Kurzfassung "Voraussetzungen fuer einen Schluessel":
- Mitglieder, die das Vertrauen des Vorstands geniessen, und mindestens eins der folgenden Dinge tun:
    - Schluesseldienste
    - Vorstand oder Kassenwart
    - Workshops/Veranstaltungen
    - allg. Dinge fuer das EBK tun
Kurzfassung "Rueckgabe eines Schluessels":
    - bei Wegfall vorheriger Gruende, spaetestens aber bei Aufforderung.
    - sofort bei Missbrauch oder fahrlaessigem Umgang

#### Wuensche und Ideen - Diskussion

- regelmaessiges Treffen fuer Schluesselinhaber
    - Ziele:
        - Auffrischen der Inhalte - was mache ich wie?
        - um sich auszutauschen und abzustimmen, wichtige Informationen weitergeben, Kennenlernen!
        - gemeinsam den Bedarf fuer den (auch eigenen) Schluessel abgleichen
        - Einbringen in Weiterentwicklung der Schluesselrunde
    - Diskussion:
        - wann und wie oft starten, Inhalte?
            - Vorschlag: einmal im Quartal, idR einmal im Jahr teilnehmen
            - Inhalte:
                - zu erarbeiten/ergeben sich aus den weiteren Themen
            - organisatorische Dinge: im Schluesseltreffen
            - Aenderung der Schluesselregeln --> im Schluesseltreffen erarbeiten, dann im Orgatreffen beschliessen, da Schluessel alle Mitglieder betreffen
        - verpflichtende Teilnahme am Treffen? Konsequenzen?
            - Schichtarbeiter? -> Ausnahme kein Problem, oben "idR" ergaenzen / vorher Bescheid sagen + Protokoll danach lesen auch okay.
    - Ergebnis: Grosse Mehrheit dafuer.

- alle Schluesselinhaber sollen in den #schluessel-Chat (u.a. nilo)
        - angepasste Schluesselregel vorschlagen und im Chat abstimmen, dann Orgatreffen
    - Ziele:
        - ... ??
    - Diskussion
        - es gibt Mitglieder die keinen Chat haben, kein Smartphone nutzen/wollen
        - die Pflicht in Regeln belassen, obwohl sowieso nicht einforderbar?
- Verfahren fuer Rueckforderung ungenutzter Schluessel / von Mitgliedern, die gerade keinen brauchen
    - Ziel:
        - Fairness wieder herstellen. Schluessel haben ist Aufgabe **und** Privileg. Es ist kein Privatschluessel fuer eigenes Arbeiten.
    - Erfahrungen
        - Mitglieder beantragen Schluessel fuer Oeffnungszeiten, machen dann aber keine, oder haben seit Jahren einen Schluessel ohne vor Ort zu sein: bisher ohne Folgen
    - Diskussion:
        - Wie tatsaechlichen Bedarf pruefen? Nachvollziehbarkeit fehlt aktuell.
        - dann regelmaessige Pruefung/automatische Rueckforderung?
        - lt. Regeln ist Aufforderung zur Abgabe bereits zulaessig, aber: wer macht das, und wann? Das neue regelmaessige Schluesseltreffen?
    - Ergebnis mit grossem Konsens:
        - Verfahren bleibt wie bisher: Der Vorstand fordert die Schluessel zurueck, auf Empfehlung des Schluesseltreffens
        - Kriterien sind zu erarbeiten.

- Eintragungsliste fuer anwesende Schluesseldienste
    - Ziel:
        - Mitglieder sehen, wer aktuell Ansprechpartner ist
        - Transparenz, wer Schluesseldienst macht
    - Diskussion:
        - haben wollen/Nutzen vs. Aufwand?
            - pro: Mitglieder wissen wer gerade Dienst macht
            - pro: Uebergabe des Schluesseldienstes wird erfasst
            - pro: Transparenz fuer Schluesseldiensttreffen wg. Fairness
            - pro: Statistik Oeffnungszeiten (aber auch online sichtbar https://mapall.space/heatmap/show.php?id=Eigenbaukombinat%20Halle)
            - pro: notwendig fuer evtl. Rueckforderung von Schluesseln
            - pro: bei Vergessen eines Fensters o.ae. kann die Person direkt angesprochen werden
            - contra: jede Liste die gefuehrt wird, muss auch ueberprueft werden
            - contra: Verwaltungsaufwand
            - contra: Quartalstreffen eliminiert auch die Nicht-Schluesseldienstmacher?
            - contra: unnoetig bei wochentagsbezogenen Kleingruppen, die gemeinsam jeweils einen Tag uebernehmen
        - Abstimmung: Papierliste zum Testen ausprobieren, in die sich jeder anwesende Inhaber eintraegt? 9 ja / 7 nein / 4 enth --> Ausprobieren.
        - Umsetzung wie: analog, digital, egal?
            - erstmal Papier, elektronisch braucht mehr Vorbereitung/Aufwand.

- Vertrauen des Vorstandes in Neu-Schluessinhaber erforderlich
    - Erfahrungen:
        - wird aktuell an das Orgatreffen delegiert
        - transparente Kriterien fehlen
        - aktuell reicht es zu sagen "ich bin seit 3 Monaten Mitglied, und moechte einen Schluessel fuer Oeffnungszeiten --> ok."
    - Ziel:
        - Kriterien entwickeln/Diskussion fuehren/Transparenz schaffen
    - Diskussion: 
        - Wer hat sich das Vertrauen erarbeitet?
        - vorher war die Anforderungen: sich engagieren und das Vertrauen erarbeiten, dann Schluessel bekommen; wie Vertrauen haben in unbekannte Personen?
        - Idee: zwei Fuersprecher/Schluesselinhaber, die das Mitglied kennen/kennengelernt haben
        - Diskussion fehlt: brauchen wir ueberhaupt mehr/andere/feste Oeffnungszeiten (aktuell rund 25% der Zeit offen, 40h pro Woche.) --> anderes Treffen
    - Punkte:
        - Orgatreffen entscheidet, auch wenn nur 3 Personen anwesend sind, ueber Schluesselvergabe, Kriterien fuer Beschlussfaehigkeit ueber Schluesselvergabe?
        - einige Problemfaelle, u.a. gab auch oefter aufgeschlossen, ohne den Space fuer alle zu oeffnen
    - Ergebnis:
        - es ist okay mit "nein" zu stimmen, wenn Person unbekannt.
        - es sollen ein paar Kriterien erarbeitet werden und ins Orgatreffen gehen zur Abstimmung. --> Ruecksprache mit Orgatreff, was benoetigt wird (marcus)

- Sonstiges
    - Idee selbstorganisierte Kleingruppen fuer Abdeckung fester Oeffnungszeiten -- Stimmungsbild:  8 ja / 6 nein / 4 enth.  

#### Ergebnisse/Infos fuer das Orgatreffen

- ...
- ...
- ...

#### Ideen fuer das naechste Treffen
- (jotilux) fuer naechstes Treffen: Gleicher Stand aller Schluesselinhaber
- Anfragen auf Oeffnung im #sozialraum?



#### Treffen zum Thema Oeffnungszeiten

- Wunsch: jeden Tag feste Oeffnungszeiten von 19-24 Uhr. (jgp)
    - Ziel: planbare Zeiten fuer Mitglieder
    - Anforderung: feste Zeiten eingeplant
    - Alternative: bekannte Oeffnungszeiten fruehzeitig bekanntgeben: Pad/Chat/Email?
- Brauchen wir ueberhaupt mehr/andere/feste Oeffnungszeiten?
    - Aktuell rund 25% der Zeit offen, 40h pro Woche.
- Wann profitieren die meisten Mitglieder von zusaetzlichen Oeffnungszeiten?
    - vormittag?
    - nachmittags?
    - bis in die Nacht?
    - Wochenende moeglichst durchgaengig?
- Werden zusaetzliche Zeiten am Vormittag ueberhaupt genutzt, fuer die bisher mehrfach ein Schluessel beantragt und bewilligt wurde?
- Oeffnungszeiten ueber wochentagsbezogene Kleingruppe abdecken

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