Protokoll 15.03.2023

Online-Teilnahme

• Big Blue Button:

  • https://meeten.statt-drosseln.de/b/mar-xlq-on1-pu5
• alternativ per Telefon:

  • Telefonnummer: 0341-2425 0015
  • TelePIN:
  • (Mit 0 kann man sich auf dem Tel. stumm-/freischalten)

Termine

• Aufruf zur Ideensammlung hier im Pad bis zum 13.03.2023
• Treffen im Kombinat/online am 15.03.2023 / 20:00 Uhr
• ggf. Vorstellung der Ergebnisse im Orgatreffen

Agenda fuer das Treffen

Ziele des Treffens:

• grundsaetzlichen Ueberblick verschaffen
• einheitliches Verfahren fuer Schluesselentzug
• Vorgehensweise fuer Schluesselvergabe (ja/nein) besprechen/ueberarbeiten

Historische Entstehung

• Fuer die Uebernahme von Schluesseldiensten und/oder andere Vereinsaufgaben: Dafuer gibt es einen Schluessel fuer Mitglieder.
• Aufgaben des Schluesseldienstes: Kombinat aufschliessen, Mitglieder vor Ort betreuen, Gaeste herumfuehren, ...

  Aktuelle Herausforderung

• viele Schluessel vergeben, aber offenbar wenige aktive Schluesselinhaber
• schlechte Sichtbarkeit, wer wann da ist
• Aufruf zur Rueckgabe/Uebernahme von Aufgaben verhallt offenbar ungehoert

Weitere Ideen/Anregungen

Hier einfach eure Ideen, Erfahrungen reinschreiben. Wir arbeiten sie dann oben ein.

• Etablieren eines regelmäßigen (verpflichtenden?) Treffens für Schlüsselinhabende. (nilo)
• Todo: Sicherstellen, dass alle Schlüsselinhabenden im Schlüssel-Matrix-Raum sind. (nilo)
• Klare Regelung: wenn Eisentor klappert = Sicherungsstange richtig "reinstecken" (JGP)
• Eine Eintragungsliste wie die Werkstattliste um nachvollziehen zu können wer wann Schlüsseldienst gemacht hat und zur Übersicht wer Ansprechpartner ist für Fragen vor Ort (oliver)

• Schluesselleute mueßen bei "Pruefung Gartentuer" auch Schluessel ins Schloss- in letzten Tagen mehrfach festgestellt: GT nicht richtig verschlossen (JGP)

• Schlüsselvergabe (bzw Ausgabe) vereinfachen; vor allem für Leute die schon mal einen Schlüssel hatten (Falko)

  • wenn Menschen wissen, dass sie, wenn sie einen Schlüssel brauchen, schneller wieder an einen kommen, geben sie ihren eigenen vielleicht auch schneller ab?

  • Psychologie umdrehen -> sich selbt fragen ob man wirklich einen Schlüssel braucht (zb wenn man immer bzw nur da ist, wenn sowieso andere Schlüsselinhaber da sind)

  • aktuelle Begründung warum man einen Schlüssel braucht (Rechenschaft) ablegen?

• im Winter; Schlueselleute sollen: alle WC- Türen gut schliessen ! Standen wieder offen (Heizung springt an & heizt Treppenhaus!) (JGP)
• Auffrischen der aktuellen Abläufe beim Aufschließen/Zuschließen. (horstiane)
• Wo sind denn die alten Regeln zur Vergabe? Für mich wäre es hilfreich, vorher nochmal in Ruhe einen Blick drauf zu werfen (horstiane)

  • https://doku.eigenbaukombinat.de/doku.php?id=bereiche:schluesselinhaberinnen
• ...Empfaehlung: Schluesselleute so eintakten, daß (fast) jeden Werktag von 19:00 UHR bis OO:OO UHR jemand da (JGP)

• FRIST WAR MONTAG, HIER BITTE NICHT MEHR SCHREIBEN.

Treffen am 15.03.2023

Schluesselteilnehmer: mg, danilo, jotilux, marcus, stephi, jens, roberto, regina, uly55e5, karsta, falko, struppi, chris s., dw23 online: dirk_h, jakob_e, helldogz, konstantin_k, nilo sonstige: danibot, erebus (o), Beginn: 20:05 Uhr

Grund der Einladung:

• Information: Aufgaben des Schluesseldienstes
• Verfahren fuer Schluesselentzug besprechen
• Verfahren fuer Schluesselausgabe besprechen

Agenda

1. Bisherige Regeln und Ablaeufe
2. Wuensche und Ideen - Diskussion
3. Zusammenfassung: Erarbeitete Vorschlaege

Bisherige Regeln und Ablaeufe

Aktuelle Regeln sind im Wiki einsehbar: https://doku.eigenbaukombinat.de/doku.php?id=bereiche:schluesselinhaberinnen

Kurzfassung "Voraussetzungen fuer einen Schluessel":

• Mitglieder, die das Vertrauen des Vorstands geniessen, und mindestens eins der folgenden Dinge tun:

  • Schluesseldienste
  • Vorstand oder Kassenwart
  • Workshops/Veranstaltungen
  • allg. Dinge fuer das EBK tun Kurzfassung "Rueckgabe eines Schluessels":
  • bei Wegfall vorheriger Gruende, spaetestens aber bei Aufforderung.
  • sofort bei Missbrauch oder fahrlaessigem Umgang

Wuensche und Ideen - Diskussion

• regelmaessiges Treffen fuer Schluesselinhaber

  • Ziele:

    • Auffrischen der Inhalte - was mache ich wie?
    • um sich auszutauschen und abzustimmen, wichtige Informationen weitergeben, Kennenlernen!
    • gemeinsam den Bedarf fuer den (auch eigenen) Schluessel abgleichen
    • Einbringen in Weiterentwicklung der Schluesselrunde
  • Diskussion:

    • wann und wie oft starten, Inhalte?

      • Vorschlag: einmal im Quartal, idR einmal im Jahr teilnehmen
      • Inhalte:

        • zu erarbeiten/ergeben sich aus den weiteren Themen
      • organisatorische Dinge: im Schluesseltreffen
      • Aenderung der Schluesselregeln --> im Schluesseltreffen erarbeiten, dann im Orgatreffen beschliessen, da Schluessel alle Mitglieder betreffen
    • verpflichtende Teilnahme am Treffen? Konsequenzen?

      • Schichtarbeiter? -> Ausnahme kein Problem, oben "idR" ergaenzen / vorher Bescheid sagen + Protokoll danach lesen auch okay.
  • Ergebnis: Grosse Mehrheit dafuer.

• alle Schluesselinhaber sollen in den #schluessel-Chat (u.a. nilo)

    - angepasste Schluesselregel vorschlagen und im Chat abstimmen, dann Orgatreffen

  • Ziele:

    • ... ??
  • Diskussion

    • es gibt Mitglieder die keinen Chat haben, kein Smartphone nutzen/wollen
    • die Pflicht in Regeln belassen, obwohl sowieso nicht einforderbar?

• Verfahren fuer Rueckforderung ungenutzter Schluessel / von Mitgliedern, die gerade keinen brauchen

  • Ziel:

    • Fairness wieder herstellen. Schluessel haben ist Aufgabe und Privileg. Es ist kein Privatschluessel fuer eigenes Arbeiten.
  • Erfahrungen

    • Mitglieder beantragen Schluessel fuer Oeffnungszeiten, machen dann aber keine, oder haben seit Jahren einen Schluessel ohne vor Ort zu sein: bisher ohne Folgen
  • Diskussion:

    • Wie tatsaechlichen Bedarf pruefen? Nachvollziehbarkeit fehlt aktuell.
    • dann regelmaessige Pruefung/automatische Rueckforderung?
    • lt. Regeln ist Aufforderung zur Abgabe bereits zulaessig, aber: wer macht das, und wann? Das neue regelmaessige Schluesseltreffen?
  • Ergebnis mit grossem Konsens:

    • Verfahren bleibt wie bisher: Der Vorstand fordert die Schluessel zurueck, auf Empfehlung des Schluesseltreffens
    • Kriterien sind zu erarbeiten.

• Eintragungsliste fuer anwesende Schluesseldienste

  • Ziel:

    • Mitglieder sehen, wer aktuell Ansprechpartner ist
    • Transparenz, wer Schluesseldienst macht
  • Diskussion:

    • haben wollen/Nutzen vs. Aufwand?

      • pro: Mitglieder wissen wer gerade Dienst macht
      • pro: Uebergabe des Schluesseldienstes wird erfasst
      • pro: Transparenz fuer Schluesseldiensttreffen wg. Fairness
      • pro: Statistik Oeffnungszeiten (aber auch online sichtbar https://mapall.space/heatmap/show.php?id=Eigenbaukombinat%20Halle)
      • pro: notwendig fuer evtl. Rueckforderung von Schluesseln
      • pro: bei Vergessen eines Fensters o.ae. kann die Person direkt angesprochen werden
      • contra: jede Liste die gefuehrt wird, muss auch ueberprueft werden
      • contra: Verwaltungsaufwand
      • contra: Quartalstreffen eliminiert auch die Nicht-Schluesseldienstmacher?
      • contra: unnoetig bei wochentagsbezogenen Kleingruppen, die gemeinsam jeweils einen Tag uebernehmen
    • Abstimmung: Papierliste zum Testen ausprobieren, in die sich jeder anwesende Inhaber eintraegt? 9 ja / 7 nein / 4 enth --> Ausprobieren.
    • Umsetzung wie: analog, digital, egal?

      • erstmal Papier, elektronisch braucht mehr Vorbereitung/Aufwand.

• Vertrauen des Vorstandes in Neu-Schluessinhaber erforderlich

  • Erfahrungen:

    • wird aktuell an das Orgatreffen delegiert
    • transparente Kriterien fehlen
    • aktuell reicht es zu sagen "ich bin seit 3 Monaten Mitglied, und moechte einen Schluessel fuer Oeffnungszeiten --> ok."
  • Ziel:

    • Kriterien entwickeln/Diskussion fuehren/Transparenz schaffen
  • Diskussion:

    • Wer hat sich das Vertrauen erarbeitet?
    • vorher war die Anforderungen: sich engagieren und das Vertrauen erarbeiten, dann Schluessel bekommen; wie Vertrauen haben in unbekannte Personen?
    • Idee: zwei Fuersprecher/Schluesselinhaber, die das Mitglied kennen/kennengelernt haben
    • Diskussion fehlt: brauchen wir ueberhaupt mehr/andere/feste Oeffnungszeiten (aktuell rund 25% der Zeit offen, 40h pro Woche.) --> anderes Treffen
  • Punkte:

    • Orgatreffen entscheidet, auch wenn nur 3 Personen anwesend sind, ueber Schluesselvergabe, Kriterien fuer Beschlussfaehigkeit ueber Schluesselvergabe?
    • einige Problemfaelle, u.a. gab auch oefter aufgeschlossen, ohne den Space fuer alle zu oeffnen
  • Ergebnis:

    • es ist okay mit "nein" zu stimmen, wenn Person unbekannt.
    • es sollen ein paar Kriterien erarbeitet werden und ins Orgatreffen gehen zur Abstimmung. --> Ruecksprache mit Orgatreff, was benoetigt wird (marcus)

• Sonstiges

  • Idee selbstorganisierte Kleingruppen fuer Abdeckung fester Oeffnungszeiten -- Stimmungsbild: 8 ja / 6 nein / 4 enth.

Ergebnisse/Infos fuer das Orgatreffen

• ...
• ...
• ...

Ideen fuer das naechste Treffen

• (jotilux) fuer naechstes Treffen: Gleicher Stand aller Schluesselinhaber
• Anfragen auf Oeffnung im #sozialraum?

Treffen zum Thema Oeffnungszeiten

• Wunsch: jeden Tag feste Oeffnungszeiten von 19-24 Uhr. (jgp)

  • Ziel: planbare Zeiten fuer Mitglieder
  • Anforderung: feste Zeiten eingeplant
  • Alternative: bekannte Oeffnungszeiten fruehzeitig bekanntgeben: Pad/Chat/Email?
• Brauchen wir ueberhaupt mehr/andere/feste Oeffnungszeiten?

  • Aktuell rund 25% der Zeit offen, 40h pro Woche.
• Wann profitieren die meisten Mitglieder von zusaetzlichen Oeffnungszeiten?

  • vormittag?
  • nachmittags?
  • bis in die Nacht?
  • Wochenende moeglichst durchgaengig?
• Werden zusaetzliche Zeiten am Vormittag ueberhaupt genutzt, fuer die bisher mehrfach ein Schluessel beantragt und bewilligt wurde?
• Oeffnungszeiten ueber wochentagsbezogene Kleingruppe abdecken